Microsoft 365 nauda

Kaip gauti realią naudą iš Microsoft 365 paketo, kurį įmonė jau turi?

Microsoft 365 dažnai naudojamas tik el. paštui, Teams susitikimams ir failams. Tačiau tas pats paketas gali tapti procesų pagrindu: užklausoms, patvirtinimams, dokumentams, užduotims, ataskaitoms ir priminimams.

Kodėl Microsoft 365 dažnai neišnaudojamas?

Dažna situacija: įmonė turi Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Excel, Forms, Planner ir Power Automate, bet darbai vis dar vyksta per laiškų grandines ir rankinius priminimus. Problema nėra įrankių trūkumas. Problema yra tai, kad nėra aprašytos proceso eigos: kur prasideda užklausa, kur saugomi duomenys, kas atsakingas, kada siunčiamas priminimas ir kaip matomas statusas.

5 procesai, nuo kurių verta pradėti

1. Užklausos iš formų ir el. pašto. Microsoft Forms arba Outlook laiškas sukuria SharePoint įrašą, Teams pranešimą ir atsakingo žmogaus užduotį.
2. Vadovo patvirtinimai. Pirkimai, išlaidos, atostogos ir sutartys keliauja per aiškų patvirtinimo kelią su data ir istorija.
3. Dokumentų registrai. SharePoint biblioteka saugo dokumentą, versiją, statusą, atsakingą žmogų ir komentarus.
4. Excel ataskaitų paruošimas. Duomenys surenkami iš struktūruotų šaltinių, o Excel arba Power BI tampa ataskaita, ne rankinio darbo sandėliu.
5. Komandos priminimai. Teams ir Outlook siunčia signalus tada, kai reikia veiksmo, o ne tada, kai kažkas prisimena parašyti.

Kur yra tikroji nauda?

Nauda atsiranda ne dėl vieno automatizuoto mygtuko. Ji atsiranda tada, kai sumažėja neaiškumo: kiek užklausų gauta, kas atsakingas, kas vėluoja, kokie dokumentai trūksta ir ką reikia patvirtinti. Tokia tvarka vadovui suteikia matomumą, o komandai sumažina rankinį sekimą.

Kada Microsoft 365 neužtenka?

Jeigu procesas remiasi labai dideliais duomenų kiekiais, sudėtinga apskaitos logika arba senomis sistemomis be integracijos, vien Microsoft 365 gali nepakakti. Tada reikia vertinti API integracijas, RPA robotus, duomenų bazę arba Power BI modelį. Svarbiausia ne spausti viso proceso į vieną įrankį, o parinkti tinkamą architektūrą.

Šaltiniai

Microsoft nurodo, kad Power Automate naudojamas darbo eigoms tarp programų ir paslaugų kurti, failams sinchronizuoti, pranešimams gauti, duomenims rinkti ir pasikartojančioms užduotims automatizuoti. Šaltiniai: Power Automate dokumentacija, SharePoint connector, Excel Online Business connector.