Power Automate, DI ir RPA paslaugos
Automia padeda įvertinti ir automatizuoti verslo procesus su Power Automate, DI, RPA, SharePoint bei Microsoft 365. Verslo procesų automatizavimas prasideda nuo vieno aiškaus darbo, paliekant žmogaus kontrolę svarbiose vietose ir kuriant sistemą, kurią galima prižiūrėti.
Interaktyvus procesų žemėlapis
Automatizavimas dažnai skamba abstrakčiai, todėl Automia jį paverčia aiškia schema: kas įvyksta, kokios sistemos dalyvauja, kur žmogus patvirtina ir kokį rezultatą matote kasdienėje veikloje.
Microsoft Forms, Outlook, Power Automate, SharePoint, Teams
Komanda nebepamiršta užklausų, vadovas mato statusus, klientas gauna greitesnį atsakymą.
SLA priminimai, atsakingas žmogus, užklausos istorija ir vėlavimų signalai.
Paprastai
Verslo automatizavimas reiškia, kad pasikartojantys darbai vyksta patys: sistema paima informaciją, patikrina taisykles, sukuria užduotį, išsiunčia pranešimą, paruošia dokumentą arba perduoda duomenis kitai sistemai. Žmogus lieka ten, kur reikia sprendimo, patvirtinimo ar kliento supratimo.
Galimi sprendimai
Žemiau yra realūs scenarijai, kuriuos paprastai supranta vadovas, administratorius, buhalterija, pardavimai ir klientų aptarnavimas. Pradedame nuo vieno proceso, o tada plečiame sistemą ten, kur matoma grąža.
Užklausos iš el. pašto ir formų
Kai klientas užpildo formą arba parašo laišką, užklausa nebelieka vien darbuotojo pašto dėžutėje. Sistema sukuria įrašą, priskiria atsakingą žmogų, išsiunčia patvirtinimą ir primena, jeigu atsakymas vėluoja.
Dokumentų ir sąskaitų apdorojimas
Sąskaitos, sutartys, užsakymai ar CMR dokumentai gali būti apdorojami etapais: tekstas nuskaitomas, laukai ištraukiami, neaiškios vietos pažymimos, o atsakingas žmogus patvirtina rezultatą.
Patvirtinimai ir vidiniai procesai
Pirkimai, atostogos, išlaidos, sutartys ar projektų žingsniai keliauja aiškiu patvirtinimo keliu. Kiekvienas prašymas turi statusą, terminą, atsakingą žmogų ir sprendimo istoriją.
Duomenų perkėlimas tarp sistemų
Automatizacija sujungia CRM, apskaitą, Excel, SharePoint, Power BI ar kitas sistemas, kad tie patys duomenys nebūtų vedami kelis kartus. Prieš jungiant sistemas įvertiname, ar saugiau naudoti API, eksportą, importą ar RPA.
RPA robotai senoms sistemoms
Jeigu sistema neturi patogios integracijos, RPA robotas gali atlikti aiškiai aprašytus ekrano veiksmus: prisijungti, atidaryti reikiamą modulį, įkelti ar atsisiųsti failą, peržiūrėti statusą ir paruošti rezultatą žmogaus patvirtinimui.
DI pagalbininkai komandai
DI sprendimai padeda tada, kai reikia perskaityti tekstą: apibendrinti dokumentą, priskirti užklausos tipą, pasiūlyti atsakymo juodraštį arba ištraukti laukus iš sąskaitos, sutarties ar CMR dokumento.
Procesų katalogas
Žemiau pateikti scenarijai parašyti paprastai: ką daro sistema, kur dažniausiai naudojama ir kokia nauda matoma. Tai padeda greitai suprasti, kuris sprendimas tinka jūsų buhalterijai, administracijai, logistikai, pardavimams ar klientų aptarnavimui.
Apskaita, portalai ir senos sistemos be API
RPA robotas atlieka aprašytus veiksmus ekrane taip, kaip juos atliktų darbuotojas: prisijungia, pasirenka meniu punktus, įkelia failus, atsisiunčia ataskaitas ir perduoda rezultatą buhalterijai ar administracijai. Dažnai tam reikia dedikuoto PC arba virtualios Windows darbo vietos, kuri tampa roboto resursu.
Dažniausi pirmo etapo automatizavimo darbai
Kai įmonė naudoja Microsoft 365, pirmą automatizavimo etapą verta pradėti nuo aiškaus, ribotos apimties proceso. Power Automate jungia Forms, Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Planner, OneDrive ir Approvals, tačiau sprendimo apimtis priklauso nuo licencijų, teisių ir duomenų struktūros.
Dažniausi DI procesai dokumentams ir laiškams
DI naudingiausias ten, kur dokumentas nėra vien tik lentelė: sąskaitoje, CMR, sutartyje ar laiške reikia suprasti kontekstą. Sistema ištraukia laukus, pažymi neaiškias vietas ir perduoda žmogui tvirtinti tai, kas gali turėti finansinę ar teisinę riziką.
Paslaugos
Automatizavimo auditas
Išsiaiškiname, kur daugiausia rankinio darbo, klaidų ir laukimo. Paruošiame prioritetų sąrašą: ką verta vertinti pirmiausia, kokios rizikos matomos ir kur automatizavimas gali būti nepraktiškas.
Power Automate konsultacijos ir kūrimas
Kuriame srautus Microsoft 365 aplinkoje: Forms, SharePoint, Teams, Outlook, OneDrive, Excel, Planner, Approvals ir kitos jungtys.
DI, OCR ir dokumentų automatizavimas
Padedame dokumentus paversti struktūruotais duomenimis, klasifikuoti užklausas ir sukurti patvirtinimo procesus ten, kur reikia žmogaus kontrolės.
RPA ir integracijos
Kai API nėra, kuriame RPA robotus. Kai API yra, darome tvirtesnes integracijas, kad procesas būtų greitas, prižiūrimas ir plečiamas.
Priežiūra, dokumentacija ir plėtra
Paliekame ne tik veikiantį sprendimą, bet ir proceso schemą, instrukcijas, klaidų logiką, stebėseną ir kitų automatizavimo etapų planą.
Paslaugų paaiškinimas
Automia dirba su procesais, kuriuose kartojasi tie patys veiksmai: dokumentų tikrinimas, užduočių paskirstymas, duomenų perkėlimas, klientų užklausų administravimas, priminimai ir ataskaitos. Tikslas nėra įdiegti dar vieną įrankį. Tikslas yra sumažinti rankinį darbą, klaidas ir laukimą.
Power Automate konsultacijos
Power Automate tinka įmonėms, kurios jau naudoja Microsoft 365 ir turi aiškius, pasikartojančius veiksmus. Galime automatizuoti Forms užklausas, SharePoint sąrašus, Teams pranešimus, Outlook laiškus, patvirtinimus, Planner užduotis ir Excel duomenų srautus. Prieš diegimą įvertiname licencijas, teises, duomenų struktūrą ir klaidų scenarijus.
DI dokumentų automatizavimas
Dirbtinis intelektas padeda ten, kur reikia suprasti turinį: sąskaitas, sutartis, užsakymus, klientų laiškus, laisvos formos tekstą ar priedus. Praktikoje tai reiškia kontroliuojamą eigą: dokumentas perskaitomas, ištraukiami laukai, pažymimos abejonės ir atsakingas žmogus patvirtina rezultatą prieš finansinį ar teisinį veiksmą.
RPA robotai ir senos sistemos
RPA reikalingas tada, kai sistema veikia tik per ekraną arba integracija būtų neproporcingai brangi. Tokiu atveju robotas gali prisijungti su suteikta naudotojo role, atlikti tikslius veiksmus portale ar apskaitos programoje, atsisiųsti rezultatą ir palikti žmogui patvirtinti svarbius sprendimus.
Microsoft dokumentacijoje Power Automate aprašomas kaip priemonė kurti darbo eigas tarp programų ir paslaugų, sinchronizuoti failus, gauti pranešimus, rinkti duomenis ir automatizuoti pasikartojančias užduotis.
Microsoft Power Automate dokumentacijaExcel ir Power BI sprendimuose svarbu įvertinti failų dydį, sinchronizavimo metodą, vienalaikį redagavimą, duomenų modelį ir ar Excel nėra naudojamas kaip nevaldoma duomenų bazė.
Excel Online Business connectorRPA gali padėti atlikti techninius naudotojo veiksmus portale, tačiau apskaitos, mokesčių ir galutinio pateikimo atsakomybė turi likti įmonės paskirtam atsakingam žmogui.
VMI i.SAF informacijaKaip tai atrodo realiai?
Žmogui tai atrodo paprastai: klientas užpildo formą, o komanda gauna aiškią užduotį su visa informacija. Užkulisiuose veikia automatizacija, kuri sujungia Microsoft Forms, SharePoint, Teams, Outlook ir jūsų vidines taisykles.
Procesas
Pasirenkame procesą
Trumpai aprašote, kas dabar užima laiką. Mes padedame atskirti gerą automatizavimo kandidatą nuo proceso, kurį pirma reikia sutvarkyti.
Nupiešiame sprendimą
Parodome paprastą schemą: iš kur ateina duomenys, kas juos tikrina, kur jie keliauja ir kur žmogus patvirtina.
Sukuriame prototipą
Pirmas veikiantis variantas leidžia pamatyti ne teoriją, o realų procesą su jūsų duomenų pavyzdžiais.
Paleidžiame ir matuojame
Įdiegiame sprendimą, aprašome priežiūrą ir matuojame laiką, klaidas, užklausų kiekį bei komandai sutaupytą darbą.
ROI skaičiuoklė
Įveskite apytikslį laiką ir vidinę valandos kainą. Tai nėra galutinė sąmata, bet padeda greitai suprasti, ar procesą verta nagrinėti pirmiausia.
Automia žinių centras
Jeigu dar nežinote, ar jums reikia Power Automate, DI, RPA ar integracijos, pradėkite nuo šių aiškių gidų.
Kas tai yra, kokius procesus verta automatizuoti ir kaip planuoti ROI.
Kaip atskirti RPA robotus, DI agentus, OCR ir integracijas.
Technologijos pasirinkimas pagal proceso tipą, riziką ir duomenis.
Finansų, CRM, logistikos ir dokumentų automatizavimo scenarijai.
Kaip naudoti SharePoint, Teams, Outlook, Forms, Excel ir Power Automate procesams.
Kada pakanka Excel, o kada verta rinktis SharePoint, Power BI ar duomenų bazę.
Užklausos, patvirtinimai, dokumentų bibliotekos, statusai ir Teams pranešimai.
Kaip planuoti vadovų suvestines, duomenų atnaujinimą ir patikimus rodiklius.
Kaip atsakingai vertinti RPA techniniams apskaitos ir portalo veiksmams.
Teams, Outlook, SharePoint, Forms, Planner, Excel ir Power Automate realūs pavyzdžiai.
Kaip paprastą formą paversti valdoma užklausų, statusų ir pranešimų sistema.
Laiškų registravimas, Teams pranešimai, SLA priminimai ir vadovo eskalacijos.
Užduotys, statusai, atsakingi žmonės, terminai ir valdoma proceso istorija.
Failai, versijos, dokumentų bibliotekos, metaduomenys ir patvirtinimai.
DUK
Taip, ypač jei įmonė jau naudoja Microsoft 365. Galima pradėti nuo vieno paprasto proceso: formos, patvirtinimo, SharePoint sąrašo, Teams pranešimo ar automatinio priminimo.
Dažniausiai ne. Automatizacija gali sujungti jau naudojamas sistemas. Kai yra API, naudojame integracijas. Kai API nėra, galima naudoti RPA robotą.
DI reikalingas tada, kai procesas turi tekstą, dokumentus, nestandartines užklausas ar informaciją, kurią reikia suprasti, suklasifikuoti arba apibendrinti.
Paprastas Power Automate arba SharePoint procesas paprastai vertinamas ir planuojamas trumpesniu ciklu, o sudėtingesnis DI, RPA ar integracijų projektas dažnai trunka 2-6 savaites. Tikslus terminas priklauso nuo prieigų, duomenų kokybės, patvirtinimų ir testavimo apimties.
Pradėkime nuo vieno proceso
Užpildykite formą ir aprašykite procesą, kurį norėtumėte automatizuoti. Galite pateikti paprastą tekstą, ekrano įrašo ar video nuorodą, dokumento pavyzdį arba laisvai paaiškinti, kas dabar užima daugiausia laiko.