Power BI ataskaitos

Power BI ir Excel ataskaitos

Excel dažnai yra pirmas ataskaitų įrankis, bet vadovų suvestinėms, reguliariam atnaujinimui ir kelių duomenų šaltinių jungimui dažnai prireikia Power BI. Svarbiausia ne įrankis, o patikimas duomenų kelias nuo šaltinio iki sprendimo.

Kada pakanka Excel?

Excel pakanka, kai ataskaita naudojama mažos komandos, duomenų kiekis valdomas, o skaičiavimai aiškūs. Excel taip pat tinka kaip įvesties arba tarpinis failas, jei yra kontrolė, kas jį keičia ir kaip tikrinami duomenys.

Kada verta rinktis Power BI?

• Kai vadovai nori vienos nuolat atnaujinamos suvestinės.
• Kai duomenys ateina iš Excel, CRM, apskaitos, SharePoint ar kitų šaltinių.
• Kai reikia filtrų, teisių, istorinių palyginimų ir bendrų KPI.
• Kai Excel failas tapo per sudėtingas arba per rizikingas kasdieniam rankiniam pildymui.

Svarbūs Microsoft ribojimai

Microsoft dokumentacijoje nurodoma, kad Power BI palaiko Excel 2007 ir vėlesnius darbaknygių tipus, o failai turi būti .xlsx arba .xlsm ir mažesni nei 1 GB. Taip pat nurodoma, kad Excel failai, saugomi OneDrive for Business arba SharePoint, gali būti sinchronizuojami su Power BI, bet atnaujinimo elgsena priklauso nuo pasirinkto metodo ir duomenų modelio.

Todėl profesionaliame sprendime reikia aiškiai nuspręsti: ar Excel lieka duomenų įvesties vieta, ar tampa tik šaltiniu Power BI modeliui, ar procesą reikia perkelti į tvirtesnę duomenų bazę.

Kaip atrodo patikimas ataskaitų procesas?

1. Duomenų šaltiniai aprašomi ir patikrinami.
2. Excel failai struktūruojami kaip lentelės, jei jie lieka šaltiniu.
3. Power BI modelyje apibrėžiami KPI, matavimai ir filtrai.
4. Atnaujinimas planuojamas pagal verslo ritmą, o ne pagal atsitiktinį rankinį veiksmą.
5. Klaidos ir neatnaujinti duomenys turi būti matomi atsakingam žmogui.

Šaltiniai: Power BI Excel workbook files, Excel Online (Business) connector.