Dokumentų automatizavimas

OneDrive ir SharePoint dokumentų automatizavimas

Failai dažnai gyvena el. paštuose, asmeniniuose OneDrive aplankuose ir skirtingose versijose. SharePoint dokumentų biblioteka kartu su Power Automate leidžia dokumentus tvarkyti pagal statusą, atsakingą žmogų, versiją ir patvirtinimo eigą.

OneDrive ar SharePoint?

OneDrive gerai tinka asmeniniams darbo failams ir dalinimuisi. SharePoint labiau tinka komandos dokumentams, procesų istorijai, dokumentų bibliotekoms, metaduomenims, teisėms ir valdomam dokumentų ciklui. Jei dokumentas yra proceso dalis, dažnai verta jį laikyti SharePoint bibliotekoje.

Ką galima automatizuoti?

• Naujas dokumentas bibliotekoje sukuria patvirtinimo užduotį.
• Failui priskiriami metaduomenys: klientas, tipas, statusas, terminas.
• Patvirtinus dokumentą, komanda gauna Teams pranešimą.
• Pasikeitus dokumento statusui, siunčiamas priminimas atsakingam žmogui.
• Dokumentai su trūkstamais duomenimis patenka į atskirą patikros sąrašą.

Dažna klaida

Dažna klaida yra bandymas automatizuoti netvarkingus failų pavadinimus ir atsitiktinius aplankus. Profesionalus sprendimas pirmiausia apibrėžia dokumentų tipus, metaduomenis, teises ir statusus. Tik tada automatizacija tampa patikima.

Šaltiniai

SharePoint connector dokumentacijoje aprašomos galimybės dirbti su SharePoint turiniu, o Power Automate leidžia kurti darbo eigas tarp programų ir paslaugų. Šaltiniai: SharePoint connector, Power Automate dokumentacija.